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6 Preguntas y respuestas sobre nóminas y Payroll internacional

6 Preguntas y respuestas sobre nóminas y Payroll internacional

El escenario de Payroll internacional exige conocer los convenios bilaterales con la Seguridad Social existentes (o no) entre dos países, puesto que este acuerdo permitiría a los trabajadores que se marchan a otro país generar, mantener o incluso ampliar el derecho a prestaciones de la Seguridad Social.

A continuación, exponemos 6 casos prácticos sobre qué ocurriría con la nómina, los contratos, las cotizaciones a la Seguridad Social o con las dietas de los trabajadores desplazados fuera de España.

1. Una empresa con centro de trabajo en España tiene a un trabajador de nacionalidad española viviendo y trabajando en Filipinas en una sociedad (bajo otro nombre) La empresa española es propietaria de esta empresa filipina: ¿tiene sentido que existan dos contratos laborales, uno en España y otro en Filipinas? ¿Qué sería lo correcto?

Es importante destacar que, a efectos de Seguridad Social,   existe un Convenio bilateral de Seguridad Social entre España y Filipinas cuyo artículo 6.1.a) dispone que “El trabajador por cuenta ajena al servicio de una empresa cuya sede se encuentre en el territorio de una de las Partes Contratantes y sea enviado por dicha empresa al territorio de la otra Parte Contratante para realizar trabajos de carácter temporal, quedará sometido a la legislación de la primera Parte Contratante, siempre que la duración previsible del trabajo para el que ha sido desplazado, no exceda de cinco años, ni haya sido enviado en sustitución de otra persona cuyo período de destacamento haya concluido, siempre que sea aprobado por la Autoridad Competente u Organismo (en quien haya delegado), cuya legislación siga siendo aplicable”

En consecuencia, no existirá la obligación de afiliación alta y cotización en Filipinas durante un periodo máximo de 5 años.

A estos efectos, la presentación del Modelo TA300 de desplazamiento ante la Administración de la Seguridad Social será necesaria con carácter previo al desplazamiento para la obtención del correspondiente Modelo A1 justificativo del mantenimiento de la legislación de origen.

Ahora bien, el caso de Filipinas reviste de una cierta complejidad por cuanto, a pesar de la existencia del convenio bilateral de seguridad social a efectos migratorios y de cara a obtener la autorización para trabajar, la autoridad migratoria filipina exige que la entidad local presente un contrato de trabajo independientemente de que el trabajador sea desplazado.

Este contrato de trabajo tendría efectos meramente operativos y, por tanto, a pesar del mismo se exigiría por la parte española formalizar  una carta de desplazamiento que regule las condiciones de prestación de servicios en ese país, como anexo al contrato de trabajo que rige la relación laboral.

Todo ello, asumiendo la existencia de un contrato de trabajo previo con la empresa española y que el desplazamiento temporal responda a motivos profesionales.

2. A un trabajador de nacionalidad española con contrato laboral en España se le desplaza a Indonesia a una oficina de representación comercial para trabajar allí. ¿Tiene sentido mantener su contrato laboral en España y adicionalmente suscribir un contrato en Indonesia bajo legislación laboral de allí, o cuales serían los trámites?

En este supuesto es importante tener en cuenta que no existe Convenio bilateral de Seguridad Social entre ambos países, por lo que las distintas situaciones que podrían darse al respecto, en función de un análisis detallado del caso particular y en atención especial al periodo de desplazamiento y su carácter temporal o permanente, serían:

  • Mantenimiento del vínculo laboral (contrato de trabajo) con la empresa española y desplazamiento temporal a la empresa en Indonesia. En este caso, un contrato de trabajo con la empresa en Indonesia sería de necesaria suscripción. Dado que no existe convenio bilateral a efectos de Seguridad Social, es importante referenciar que existirá la obligación de afiliación, alta y cotización en la empresa de Indonesia.  En España, de acuerdo con la Orden de 27 de enero de 1982, se mantendría al trabajador en situación asimilada al alta, manteniéndose la obligación de cotizar mientras permanezcan en el país de destino en los términos establecidos en la misma Orden.  A estos efectos, se deberá efectuar una comunicación escrita a la Seguridad Social informando acerca de esta situación.
  • Finalización de la relación laboral en la empresa española y contratación en la empresa de destino, con la posibilidad de suscribir un convenio especial con la Seguridad Social a efectos de cotización para evitar el perjuicio en posibles prestaciones futuras del trabajador. En este supuesto, el contrato laboral se mantendría con la empresa en Indonesia y no en España.

3. Están exentas de IRPF las Dietas y salario bruto devengado durante los días de desplazamiento. También la retribución específica. ¿La suma de todos estos conceptos exentos tiene un límite máximo de 60.100€ anuales? Tomando como referencia el cuadro de la imagen, ¿el complemento de 400€ mensuales es retribución específica? Entonces, ¿por qué no se ha incluido en la base exenta? ¿Hay alguna regla para el importe de la retribución específica? ¿debe tener relación con los días de desplazamiento? ¿Debe tener relación con los ingresos que produzca el trabajo realizado? ¿Es suficiente con no superar los 60.100€ anuales?

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Es importante diferenciar el régimen de excesos y la aplicación del artículo 7.p) de la Ley del IRPF (en adelante, 7p. Puedes obtener más información sobre este artículo aquí: exención por trabajos en el extranjero). Si se decide la aplicación de la exención del 7p no será posible aplicar el régimen de excesos debido a la incompatibilidad de los mismos de acuerdo a la normativa. En consecuencia, aun cuando se acuerde una retribución específica, está no quedará, en todos los casos, sujeta a exención (únicamente cuando se decida la aplicación del régimen de excesos sobre la aplicación del 7p).

De esta forma, tomando como referencia los datos de la imagen, en la base exenta se consideran:

  • Importe de dietas por no superación de los 9 meses = 13.500€
  • Cálculo del 7p. En este caso, se utilizará como base del cálculo la suma de los 50.000 euros anuales de retribución más el complemento de desplazamiento (2.000 euros). De esta forma, 52.000 euros/365*150 (días de desplazamiento efectivos teóricos) = 21.370€
  • Total exención: 34.870 euros.

Tal y como se desprende de lo anterior, los 2000 euros no se incluyen en la base exenta por haberse aplicado el régimen del 7p, si bien incrementan la base del cálculo diario de exención de este régimen al sumarse a los 50.000 euros de retribución anual.

Respecto de los límites de exención, es importante tener en cuenta que el límite de 60.100 euros a considerar en la aplicación del 7p son límites a la exención y no límites a los rendimientos que el trabajador perciba en el correspondiente año. De esta forma, los 60.100 euros aplicarán como tope a la exención previamente calculada conforme al criterio arriba expuesto.

Si se optara por el régimen de excesos, es importante resaltar que no existe limitación de exención. Por lo tanto, quedarán exentas todas aquellas cantidades que el trabajador perciba por encima de las cantidades salariales previas al desplazamiento y sin relación necesaria con los rendimientos que produzca el trabajo realizado o los días de desplazamiento.

El artículo 9.A.3.b.4 LIRPF permite, así, tratar como rendimientos del trabajo exentos “el exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluida la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España”.

4. ¿Afecta en el cálculo diario del 7p y, por tanto, el importe a incluir en nómina la percepción de un bonus u otra variable una vez iniciado el desplazamiento y habiendo sido ya considerados otros valores del 7 p en meses anteriores?

Teniendo en cuenta que este bonus no esté asociado a un proyecto internacional, el bonus o variable (no exenta) formaría parte de las retribuciones que el trabajador va a percibir durante el año fiscal y, por tanto, justificará el recalculo del valor diario base para la aplicación del 7p, lo que conllevará una regularización de las cantidades consideradas hasta el momento.

5. Existe una nueva Directiva que debía haber sido traspuesta en julio de 2020. ¿En qué afecta la nueva regulación a las condiciones retributivas de los desplazados a España?

Efectivamente, nos encontramos con la Directiva 2018/957, que sustituye a la vigente hasta ahora (96/71) y establece algunos cambios respecto a la regulación actual.

Esta directiva pasa a diferenciar dos periodos diferenciados:

  • los primeros 12 meses de desplazamiento, ampliables a 18 en caso de notificación motivada y;
  • los periodos posteriores.

La Directiva establece que, durante los primeros 12 meses, se deberán respetar las condiciones de trabajo, incluida la remuneración del país de desplazamiento.

Esto parece que no planteará muchas diferencias respecto a la regulación actual, dado que la Ley 45/1999 dispone la necesidad de cumplir las condiciones retributivas de los normas legales y convenios colectivos.

Ahora bien, transcurridos estos 12 o 18 meses, las condiciones del trabajador que se desplace quedarán íntegramente vinculadas a la legislación laboral del país de destino (se excluyen normas relativas a extinciones contractuales y a jubilación) y siempre que las condiciones de origen no sean más beneficiosas.

De esta forma, habrá que ir analizando las normas que transpongan esta Directiva y sus posibles interpretaciones a objeto de analizar en qué medida se va a modificar los criterios actuales y, en particular, en lo que a remuneración se refiere.

6. Las dietas por desplazamiento no están exentas si se superan 9 meses. ¿Está falta de exención es aplicable a partir de los 9 meses o afecta al periodo de desplazamiento desde el inicio? ¿Si se han abonado dietas exentas y se sobrepasan los 9 meses, ¿esto debe ser objeto de regularización en nómina? 

Las dietas no estarán exentas en caso de desplazamiento por periodos continuados superiores a 9 meses en un mismo destino. Esta sujeción será aplicable desde el inicio del desplazamiento, por lo que es importante analizar desde un principio si el desplazamiento va a superar, por cualquier motivo, esa duración máxima, a efectos de no aplicar una exención que posteriormente no corresponda.

En el caso de que, de forma no previsible, se superen los 9 meses y se hayan aplicado dietas exentas, esto debería ser objeto de regularización, debiendo considerarse la necesidad de presentar declaraciones complementarias por los periodos previamente declarados.

Es importante tener en cuenta que la empresa es la responsable de retener correctamente por las cantidades satisfechas a los trabajadores.

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